Идеальный архив без архивариуса, помещения и лишних затрат: невозможное возможно!
У каждой более или менее крупной компании рано или поздно возникает вопрос: что делать с большим количеством накопившихся документов, как их систематизировать и хранить, если это регламентируется законом, да и обращаться к ним приходится довольно часто? Ответ на этот вопрос, казалось бы, лежит на поверхности – нужно организовать собственный архив! Однако, задумавшись об этом, многие пугаются того, как это сложно и сколько затрат потребует формирование и обслуживание архива.
В такой ситуации отличный выход – прибегнуть к услугам архивного аутсорсинга. Это направление для нашего региона и для России в целом является новым, но некоторые компании уже оценили все преимущества такого рода услуг. Фактически это - формирование архива Вашей компании «под ключ» и постановка архивного учета «с нуля» усилиями сторонней организации, без принятия в штат специалиста по хранению и обработке документов.
Сейчас единичное количество архивных компаний могут предоставить Клиентам
подобную услугу.
Связано это с тем, что подобный вид деятельности требует наличия достаточного количества очень квалифицированных сотрудников в штате подрядчика, возможности по необходимости проводить много времени на территории Клиента, причем осуществлять это все за весьма умеренную цену.
«Технологии кадровых решений»: Archive Management предлагает своим Клиентам полный комплекс услуг в рамках архивного аутсорсинга, причем Вы можете выбрать наиболее удобный для Вас вариант:
- Архив формируется и располагается на территории Вашего предприятия.
- Обработка и хранение документов происходит на территории исполнителя (с возможностью выемки документов по Вашему запросу).
Какой из них выбрать – зависит только от Ваших пожеланий и потребностей!
При первом варианте сотрудничества документы хранятся у владельца, но их обработку, систематизацию, опись и расстановку по стеллажам в структурно-хронологическом порядке осуществляет архивная компания. Также возможно присутствие нашего архивариуса, если высока потребность в приеме-выдаче документов.
В каком случае для Вас предпочтителен такой вид организации архива:
- у Вашей компании в собственности есть свободные площади, которые можно использовать для организации архивохранилища
- Вам часто требуется обращаться к архивным документам (при прохождении проверок, для оформления справок, отчетов)
- у Вас огромный документооборот, и архив постоянно пополняется новыми томами, которые нужно систематизировать, обрабатывать, подшивать, переплетать и т.д.
- Вы не готовы брать в штат архивариуса (и нести расходы по выплате заработной платы, налогов, компенсаций больничных и отпусков), и Вам нужно разгрузить штатных сотрудников, пытающихся обслуживать архив, от выполнения непрофильных обязанностей
- Вы не готовы тратить средства на обучение сотрудников работе с документами, а также на приобретение специализированного оборудования (для нарезки, прошивки, переплета документов)
- Вы опасаетесь за сохранность и конфиденциальность документов.
Именно в таком случае "Технологии кадровых решений": Archive Management предлагает взять все заботы по формированию, созданию, оборудованию Вашего архива, подготовке и систематизации Ваших документов на себя!
Как строится работа?
- Вы приглашаете нашего специалиста к себе, и он совершенно бесплатно оценивает весь фронт работ: состояние архивных документов и помещения, где они хранятся, возможность для организации архива и ресурсы, которые на это потребуются.
- Мы согласовываем с Вами бюджет и перечень необходимых операций.
- После согласования бюджета архивное помещение приводится в порядок (в соответствии с требованиями к оборудованию архивохранилищ).
- Наши сотрудники проводят научно-техническую обработку документов с экспертизой ценности (выделяя к уничтожению дела с истекшими сроками хранения), систематизацию, переплет и группировку.
- Затем документы размещаются на стеллажах согласно описи с составлением связок дел в архивные короба, с оформлением ярлыков и регистрацией в журнале по категориям. Создается адресная система хранения и, по желанию заказчика, электронная база документов.
Разумеется, мы предоставим бригаду специалистов, которые оперативно и качественно произведут все работы. На этапе формирования архива наши сотрудники могут присутствовать на Вашей территории полный день, а в дальнейшем, после того, как архивохранилище будет уже организовано, наш специалист станет появляться по договоренности (например, чтобы выдать необходимые документы и принять новые документы на хранение и/или обработку). Также мы готовы взять на себя и периодический аудит архива с целью выделения документов к уничтожению и непосредственно их шредирования.
"Технологии кадровых решений": Archive Management - это команда, которая организует Ваш архив "под ключ" и наладит его идеальную и бесперебойную работу.
При втором варианте (наиболее распространенном и выгодном) аутсорсер помещает документы предприятия в свое хранилище. По запросу заказчика подрядчик оперативно предоставляет нужные документы, а иногда путем сканирования архивного массива создает электронный архив и по электронной почте предоставляет доступ к содержащейся в документах информации.
В каком случае для Вас предпочтителен такой вид организации архива:
- Если у компании нет возможности самостоятельно обеспечить хранение документов: высокая стоимость аренды или необходимость высвободить офисные площади;
- необходимо высвободить оборудование;
- важно разгрузить штатных сотрудников, пытающихся обслуживать архив, от выполнения непрофильных обязанностей;
- наличие огромного количества документов временного срока хранения, не требующихся при текущей оперативной работе;
- большое количество сотрудников заняты постоянным поиском тех или иных документов, наводя тем самым еще больший беспорядок в архиве;
- необходимо обеспечить абсолютную конфиденциальность информации, снизить риски выемки документов.
Какой бы вариант архивного аутсорсинга Вы не предпочли, Вы всегда получаете целый ряд преимуществ:
1. Вы станете обладателем полноценного архива, полностью отвечающего не только Вашим требованиям, но и нормативам и стандартам законодательства.
Вам будет удобно и просто получить любой документ, а в случае проверки соответствующими органами Вы можете быть спокойны: у Вас все в порядке!
2. Существенная минимизация финансовых затрат компании:
- нет расходов на поиск и оплату труда штатного специалиста, его отпусков, страховок, больничных, налогов;
- не нужно приобретать специализированное оборудование для обработки архивных документов (машинки, резаки, дыроколы и пр.) и расходные материалы – это все делает подрядчик.
3. Повышение эффективности бизнеса:
- над Вашим архивом будут работать только опытные и высококвалифицированные специалисты;
- сотрудники регулярно проходят обучение и повышают свой профессиональный уровень, и мы всегда в курсе изменений в законодательстве, гарантируем соблюдение его требований;
- в рамках договора с нами Вы получаете он-лайн консультации по оформлению, архивной обработке документов и подготовке их к хранению.
4. Уменьшение рисков:
- Вы не несете ответственность за недочеты в оформлении - она ложится на нас;
- гарантирована взаимозаменяемость специалистов (нет привязки к отпускам и больничным);
- снижаются риски порчи, утраты, утечки информации в результате случайных или намеренных действий нелояльных сотрудников вследствие неконтролируемой выдачи и оборота документации;
- не нужно контролировать персонал - это осуществляем мы.
Архивный аутсорсинг существенно экономит 
средства компании, сохраняет психологический климат в коллективе, избавляя сотрудников от траты нервов и времени на поиск необходимых документов, и гарантирует сохранность и конфиденциальность информации.
Что приятно вдвойне: стоимость наших услуг – более чем приемлема!
Попробуйте услугу архивного аутсорсинга от
"Технологии кадровых решений": Archive Management
в удобном для Вас варианте, и Вы оцените все преимущества сами!