Наш адрес:
г. Екатеринбург, ул. Бебеля 17, оф. 607
Наши контакты:
Получите бесплатную консультацию:

От чего зависит срок передачи документов в архив?

« Назад

От чего зависит срок передачи документов в архив? 17.10.2018 15:19

Итак, что влияет на скорость передачи Вашего фонда на хранение:


1. Объем документов. Сами понимаете, что обработка 10 томов и 2000 томов существенно отличается по сроку. У нас были проекты, в которых у предприятия насчитывалось около 3000 томов. На то, чтобы полностью подготовить фонд к передаче (с научно-справочным аппаратом) у нас ушло больше полугода (пришлось ещё и разыскивать недостающие документы). А если предприятие маленькое, то срок обработки может сократиться до недели.


2. Судьба и история предприятия. При составлении НСА учитываются важные этапы жизни компании, и чем дольше она существовала и чем больше в ее жизни было реорганизаций, переименований и т.д, тем больше времени уйдет на историческую справку.


3. Правила и требования конкретного архива. Да, есть закон, который регламентирует общие правила оформления и подготовки архивных документов. Но мы из года в год убеждаемся, что у каждого конкретного архива - свои правила (мы ранее приводили конкретные примеры в статье). Кто-то считает, что нужно оформлять обложки от руки, кто-то наоборот, один архив позволяет объединять дела в один том, другой требует разбивать, и так далее.


4. Периодичность ЭПК в конкретном архиве. У некоторых архивов комиссия проходит 3 раза в месяц, у некоторых - 2, а у иных и вовсе только 1 раз в месяц. А ведь после ЭПК нужно ещё подписать все документы (договор с архивом, акты о приеме дел на хранение), произвести оплату (и дождаться, чтобы архив подтвердил ее получение), наконец, физически передать документы. Последний пункт иногда становится важным, т к многие архивы сейчас из-за нехватки площадей отправляют документы в филиалы. А в Свердловской области это могут быть как относительно недалёкие Дегтярск и Каменск-Уральский, так и уже не столь близкие Кушва и Ирбит.


5. Организация процесса приема в самом архиве. С какой скоростью Вам назначат куратора и как оперативно он будет отвечать на Ваши вопросы? Будет ли он давать полную информацию, которая обеспечит прохождение ЭПК без доработок? Насколько внимательно он предварительно проверит описи? На нашей практике случались ситуации, когда куратор давал добро на прохождение ЭПК и считал, что все верно, а в ходе комиссии мы получали замечания от экспертов, которые приходилось быстро устранять. Увы, человеческий и организационный фактор имеет место и здесь.


6. Специфика и масштаб предприятия. Если ликвидируется градообразующее предприятие или вредное производство, будьте готовы к повышенному вниманию и скрупулезной проверке архивом всех документов (что может занимать больше месяца). А если при этом у Вас сохранились не все документы, то будьте готовы осуществить их розыск, а в случае его безуспешности составить дополнительные документы (предписание о розыске, отчёт о розыске, акт о невозможности восстановления, справку о неполноте фонда и т.д). И при этом архив может проверить, действительно ли указанные документы у предприятия отсутствуют.


7. Полнота предоставленных документов. Перед тем, как принять у Вас документы, мы инструктируем бухгалтеров, отдел кадров или ликвидатора о том, какие именно документы нам нужны. Но иногда все же оказывается, что чего-то не хватает. И тогда мы вынуждены делать запросы, и это также увеличивает продолжительность работы

.
8. Состояние документов. Иногда бывают проекты, в ходе которых нам приходится работать с ветхими, очень старыми документами, иногда тома бывают ну очень грязными, пострадавшими от воды или насекомых. Естественно, в таком случае много времени уходит на обеспыливание, обеззараживание или восстановление этих документов.

Как видите, процесс передачи требует учёта многих факторов: от организационных до человеческих. Чем меньше предприятие, тем больше шансов сдать его в архив за месяц-полтора, ну а промышленного гиганта или крупное строительство быстро передать не получится точно.
Поэтому мы советуем всем клиентам: если Вы точно уверены, что будет ликвидация, то параллельно запустите процесс подготовки к передаче в архив. И тогда велики шансы, что все будет готово именно тогда, когда нужно.


Оставьте заявку
Оставьте заявку прямо сейчас и наши специалисты свяжутся с Вами в удобное для Вас время!
Ваше имя: *
Телефон: *
Комментарии:
 
Наш адрес:
г. Екатеринбург, ул. Бебеля 17, оф. 607
Наши контакты:
Мы в соц.сетях: