1. «Нам это не нужно, вообще этим не занимаемся. Лежат себе документы - и пусть лежат».
Конечно, это Ваше право - определять, как и в каком виде содержать Вашу документацию. Только разве Вам как минимум не жаль того места в офисе, которое занимают неструктурированные и необработанные документы? Возможно, сроки хранения каких-то из них уже истекли и их можно уничтожить, тем самым освободив место для нового сотрудника или офисного оборудования. Да просто ликвидировать старые бумаги, впустив в помещение свежий воздух и новые идеи!
2. «Мы не будем тратить деньги на архивную обработку, наши сотрудники и так знают, что и где находится».
Возможно, это так. Но не много ли времени Ваши сотрудники тратят на поиск нужной информации?
Часто на предприятии главбух или кадровик, пытаясь «прорыть тоннель» к нужной бумажке, оставляет на время свои основные обязанности, из-за чего «подвисает» весь рабочий процесс на предприятии. После десятка таких путешествий в глубины архива у некоторых сотрудников сдают нервы и они уходят на другое предприятие, где необходимые документы содержатся в более упорядоченном состоянии. К тому же, бывает, что директору срочно нужно подготовить какой-либо отчет или обоснование с использованием документации за прошедшие периоды, а это становится попросту невозможным из-за бардака в архиве или, не дай бог, утери документов.
3. «Если нам это будет нужно, сотрудники справятся сами».
К сожалению, практика показывает, что на очень небольшом количестве предприятий есть специалисты с профильным образованием в сфере архивоведения, а именно оно необходимо для правильной обработки документов. Если Вам повезло и такой человек имеется, то мы за Вас искренне рады. Хотя директор Вашей компании, изредка встречаясь с архивариусом в коридорах, наверняка уже несколько раз смотрел на него пронзительным взглядом Кашпировского, взвешивая в голове, в чем его ценность и во сколько такой сотрудник ему обходится (в статье «Свой или чужой» мы подробно рассмотрим плюсы и минусы работы со штатным специалистом по архиву и со сторонней организацией).
Разумеется, Вы можете воспользоваться рекомендациями всемогущего интернета и попробовать при необходимости привести документы в порядок сами, однако в этом деле много тонкостей, которые могут обернуться штрафом или отказом Госархива в приеме документов.
4. «Какие проверки? В жизни их не было и не будет».
Многие считают, что архивная проверка – это как Бабай, которым пугают детей: многие о нем говорят, но никто не видел. На самом деле законодательством регламентируется возможность проверок архивного фонда на предприятиях любого масштаба и любой формы собственности. Штрафы за ненадлежащее хранение и оформление архивных документов предусмотрены весьма немаленькие: до 300 руб. для граждан, до 500 руб. для должностных лиц и до 300 000 руб. для ООО и акционерных обществ.
Кроме того, существуют и штрафы за непредставление документов (это если кто-то подумал о возможности просто документы для проверки не предъявлять), их размер – до 200 000 руб. для юридического лица.
Инициатором такой проверки может стать как уполномоченный орган, так и бывший сотрудник Вашего предприятия. Например, ему срочно понадобилась справка о заработной плате в Вашей компании, для выдачи которой нужно «поднять» множество документов. Ваши сотрудники подумали, подумали – и отказали, чтобы не тратить время на поиск документации. А человек написал в соответствующие органы жалобу. В результате Бабай Вас таки посетил, и унес с собой штраф в размере цифры с пятью нулями.
5. «У нас в организации нет ценных документов, зачем нас проверять?».
По закону, к документам, представляющим ценность, относятся:
- Документы, связанные с основной деятельностью предприятия (учредительные, протоколы собраний, приказы по основной деятельности, годовые бухгалтерские балансы, штатные расписания и т.д.;
- Документы по финансовой деятельности;
- Документы по личному составу (трудовые договоры, приказы о приеме на работу и увольнении, расчетные ведомости и лицевые счета, личные карточки и т.д.).
Согласитесь, что ценных с точки зрения государства документов у Вас, оказывается, немало. И все их Вы обязаны надлежащим образом обрабатывать и хранить. Иначе смотрите предыдущие пункты.
6. «Вот будем ликвидироваться, тогда и подумаем об обработке документов!».
Да, это наиболее частотный ответ для небольших организаций или ИП. Возможно, оно и логично, но Вы уверены, что документы доживут в целости и сохранности до того дня, когда Вы решите их наконец передать в Госархив? Ведь архивная обработка не только систематизирует документы, но и защищает их от различных повреждений. К тому же, в случае, если Вы примете решение о ликвидации, Ваши документы уже будут готовы, и не нужно будет тратить время на их обработку.
Как видите, архив документов организации – это не то, что стоит пускать на самотек и оставлять без внимания. Архивная обработка существенно упростит документооборот компании, сэкономит нервы и время сотрудников, освободит пространство в офисе, обеспечит сохранность документов и убережет от штрафов. Наведите порядок в документах, подстелите себе «соломки», ведь теперь Вы знаете, где можно упасть!
За подробной информацией по архивной обработке и переплету, уничтожению документов и электронных архивах ждем Вас на нашем сайте archive-tkr.ru. Или наш специалист с удовольствием проконсультирует Вас по номеру (343) 345 44 12, 8 909 002 99 96.
Реклама. ООО "Технологии кадровых решений". ИНН 6658197780
