"Это устройство может работать быстрее": как архивисту ускорить работу?

 

Чтобы архивисту работалось быстрее и легче,  нужно учитывать несколько моментов (исходя из нашего опыта):

• Все должно быть под рукой. Настенные карманы, многоуровневые лотки для бумаг, полочки и настольные органайзеры Вам в помощь. Когда не нужно копаться в ящиках или дергать соседа, чтобы найти скрепки или стикеры, экономится масса времени и нервов. А для выездов у нас специальные чемоданчики, в которых находится все необходимое.
• Правильная организация рабочего места. Работая с массой документов, которые нужно сортировать и раскладывать, важно иметь для этого пространство. Поэтому у наших архивистов столы длинные, но не чрезмерной ширины (чтобы не приходилось постоянно тянуться в дали дальние). Стулья на колесах и с откидной спинкой - просто must-have как для здоровья, так и для скорости. Для отбора документов, не подлежащих хранению, мы устанавливаем около столов короба, куча специалисты сразу откидывают ненужное (и для этого даже не нужно нагибаться или куда-либо идти).
• Составление списка того, на что нужно обратить внимание (либо тех моментов, на которых Вы чаще всего спотыкаетесь), и размещение его прямо перед глазами поможет минимизировать количество ошибок. У нас это методические пособия, технические задания ,а также каждый архивист делает свой чек-лист,куда вносит собственные "грабли" и с которым сверяется в процессе работы.
• Периодические перерывы, необходимые для отдыха глаз и мозга. Хотя бы раз в час прерывайтесь на 5-7 минут, но не для того, чтобы посмотреть в телефон (на зрение и так большая нагрузка), а чтобы размяться, пройтись или перекинуться парой слов с коллегами.
• Достаточное количество свежего воздуха и света. В духоте даже простые вещи становятся сложными для понимания, поэтому чаще проветривайте помещение, впускайте в него больше солнечных лучиков и не забывайте регулярно удалять пыль с рук и рабочих поверхностей.
• Оптимизация сортировки документов: используйте разнообразные стикеры, скрепки, цветные листы, чтобы визуально разбить бумаги на группы и категории.
• Детальное изучение только тех документов, которых нужно. Частая ошибка новичков - вчитывание в каждый лист, который попадает им в руки. Если документ не подлежит хранению, просто не тратьте на него свое  время.