Итак, ловите чек-лист, на что обратить внимание, чтобы сдать архивный фонд быстро и без потерь.
1. Как только предприятием получен ликвидационный баланс или решение арбитражного суда о признании должника банкротом, следует начать коммуникации с архивом. Для начала, выясните, в какой архив Вы будете сдаваться. Для этого надо созвониться с центральным архивом Вашего города (если он есть) или архивом ближайшего крупного города, быть готовым назвать данные предприятия, и Вас сориентируют, кто будет курировать приемку Вашего архивного фонда.
2. Свяжитесь с соответствующим подразделением, сообщите о будущей сдаче, уточните, кто будет куратором процедуры и узнайте, есть ли какие-либо особенности подготовки документов. Регламент и требования могут быть выложены на сайте архива, а могут озвучиваться в личной беседе. Старайтесь выяснить по максимуму, т.к. нет хуже варианта, чем узнать о том, что Вы сформировали дела неправильно уже после того, как подготовлен ВЕСЬ фонд. ОБЯЗАТЕЛЬНО узнайте дату следующей ЭПК и есть ли у Вас шанс на нее попасть (может быть, что Вас примут только на следующую комиссию). Для Вас это - срок, к которому необходимо все подготовить.
3. Обязательно уточните, есть ли пошлина за принятие фонда на хранение! Например, в Екатеринбурге взимается плата 250 р/единицу хранения. Соответственно, если архивный фонд большой, то бюджет нужно заранее запланировать.
4. Соберите все необходимые документы и отсейте лишнее. У нас бывали случаи, когда в обработку передавали документы не тех предприятий. Когда вместо документов в коробках были чистые листы, стикеры, степлеры и даже личные записки. Отсортируйте и оставьте только то, что нужно. Будете ли Вы делать обработку сами или передавать подрядчикам, это здОрово ускорит процесс. По максимуму соберите все приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, личные карточки Т2, документы по заработной плате, трудовые договоры (с допсоглашениями) и договоры подряда. Понадобятся также копии учредительных документов для подготовки научно-справочного аппарата.
5. Начинайте архивную обработку документов (или передавайте фонд подрядчикам). Если возникают вопросы, СРАЗУ ЖЕ задавайте их куратору от архива! Если Вы не сдаете архивные фонды на постоянной основе, лучше договоритесь о том, чтобы привезти куратору на проверку 1 подготовленный том, проверить на наличие ошибок.
6. Не прошивайте и не нумеруйте тома до проверки описей государственным архивом! Может статься, кое-что придется изменить, а перенумерация - то еще "приятное" занятие... Да и расшивать и снова сшивать дела тоже дело не самое чудесное.
7. Отправляя описи на проверку куратору, при наличии замечаний оперативно вносите изменения и отправляйте повторно. Чем быстрее Вы согласуете описи, тем быстрее внесете правки в обработанные тома и подготовите документы для ЭПК архива. Даже если Вы уже сдавали фонды в тот же самый архив, в описях могут быть правки, это обычная практика.
8. Не нарушайте сроки принятия документов на комиссию госархива! Документация всех предприятий поступает на ЭПК строго до определенного времени, и если Ваших документов там не будет, придется ждать следующей комиссии (а они проходят 1-2 раза в месяц).
9. После ЭПК уточните, в каком именно филиале госархива будут храниться Ваши документы. Например, ГАДЛССО отправляет архивные фонды в разные филиалы, некоторые из которых находятся в 250-400 км от Екатеринбурга.
10. После прохождения ЭПК оперативно оплачивайте счет и везите архивный фонд к месту физического хранения. Срок физического принятия фонда архивом ограничен (как правило, 1 месяц), при опоздании песенку придется начинать сначала.
Мы осуществляем передачу документов в госархив под ключ.
А это значит, что все необходимые этапы мы пройдем сами, от Вас потребуется только передать нам архивный фонд, подписать необходимые документы и получить акт о приеме фонда на государственное хранение.
Наш опыт позволяет гарантировать самые сжатые сроки сдачи, в каком бы регионе не было зарегистрировано предприятие.
Кроме того, у нас всегда выгодные цены для предприятий любого масштаба и, конечно, арбитражных управляющих!
Реклама. ООО "Технологии кадровых решений". ИНН 6658197780
Бесплатная консультация специалиста и расчет проекта (с выездом или без):
по тел. (343) 345 44 12, 8 909 002 99 96
по почте archive-tkr@mail.ru
