Термины и определения в архивном деле
Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.
Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
Архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.
Архивный переплет - прошивка сформированного дела на четыре прокола. Переплет может быть осуществлен открытым способом (нить снаружи), закрытым способом с проклейкой корешка (нить проклеивается под корешок, корешок в свою очередь может быть картонный или с использованием переплетных материалов), книжный переплет.
Архивная обработка документов - перечень операций по подборке и систематизации документов, удаления скобок, скрепок, разброшюровки документов, нумерации переплетных работ.
Внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Выделение документов к уничтожению - выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.
Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенная в отдельную обложку.
Депозитарное хранение документов - хранение в архиве, музее, библиотеке или иной архивной (коммерческой) организации архивных документов на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, архивной организацией на коммерческой основе с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.
Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.
Документ постоянного хранения - документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.
Документ временного хранения - документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
Единица хранения архивных документов - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
Единица учета архивных документов - единица измерения количества документов в архиве.
Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Индекс дела; номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Историческая справка к архивному фонду - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата.
Лист-заверитель дела - составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).
Научно-техническая обработка дел - это комплекс мероприятий, состоящий из обследования всего архивного фонда организации, полистного просмотра и систематизации документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению, экспертизы научной и практической ценности документов с определением сроков хранения, оформлением дела (нумерация листов дела, оформление внутренней описи дела, листа-заверителя, переплета и оформления титульного листа).
В научно-справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. Научно-справочным аппаратом к фонду является историческая справка и справка о неполноте состава документов. Оглавление необходимо для быстрого поиска дел по описи, закрепления схемы систематизации дел в описи. Предисловие составляется к каждой отдельной описи фонда, чтобы отметить особенности построения описи и состава документов, а также их описания. Список сокращений составляется в тех случаях, если в тексте описи применяются сокращения слов. Назначение списка сокращений – унифицировать приемы описания в описи и справочного аппарата к ней и уменьшить ее объем. Указатели составляются, как правило, к сложным по структуре и содержанию описям дел для облегчения пользования ими и более полного раскрытия содержания документов, содержащихся в них. В зависимости от состава и содержания документов описи может быть составлен один или несколько указателей. Указатели могут быть тематическими (предметными), именными, географическими, хронологическими и др. Могут составляться также специальные указатели, например, указатель учреждений.
Нестандартное дело – дело, не соответствующее формату листа А4. Нестандартными делами являются дела в формате А3, А5 и другие.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Объединенный архивный фонд (Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд) - архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи.
Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Оформление дела - это комплекс работ по их переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Оформление дел начинается с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.
Перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
Переформирование дел - перегруппировка исполненных документов и систематизация документов дела в соответствии с номенклатурой.
Постоянное хранение документов - бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.
Разброшюровка - операция по раскреплению сшитых, скрепленных в одно дело документов для последующей обработки и переформирования.
Реставрация архивного документа - восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.
Россыпь документов - документы, не увязанные между собой по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности.
Рукописный способ оформления корешка - указание на корешке номенклатурного индекса дела, его наименование, годовой период, номер тома.
Связка дела - проверенные дела в строгом соответствии с их расположением в описи увязываются в архивные связки с использованием картонных обложек и снабжаются ярлыками, на которых обозначены основные поисковые данные дел.
Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Хранение архивных документов - обеспечение рационального размещения и сохранности документов.
Ценность архивного документа - свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение.
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда.
Ярлык на связку - указываются поисковые данные дела, а именно наименование организации (подразделения, филиала), номера дел находящихся в связке, заголовок дел, содержащийся в описи, номер связки и номер архивного фонда.
