Как известно, в архив передаются документы по личному составу и по основной деятельности, т.е. документы постоянного и длительного срока хранения. Что именно подлежит передаче, есть в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, который является приложением к приказу Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. №558.
В целом процесс подготовки фонда для передачи в архив выглядит достаточно стандартно: производится сортировка документов с экспертизой их ценности, часть документов (с истекшими сроками хранения) выделяется к уничтожению, а часть подлежит хранению. Именно последняя часть подлежит полной научно-технической обработке и на нее составляется научно-справочный аппарат.
И уже на этапе обработки документов есть отличия в порядке формирования документов в тома.
Например: По требованиям Архива Екатеринбурга трудовые договоры обычно формируются по алфавиту, если их мало – то по хронологии. Госархив Чувашской Республики требует формировать лицевые счета не по хронологии внутри года, а отдельным томом за все время деятельности работника. В госархиве Березовского личные дела формируются вне зависимости от объема документов отдельными томами, тогда как в Центральном государственном архиве трудовых отношений г. Москвы (ЦГАТО) личные дела с малым объемом документов формируются в наряды, а в Архив по личному составу Екатеринбурга личные дела не сдаются вообще.
Есть существенная разница и в организации процесса передачи документов и процедуре назначения куратора. По крайней мере, в ЦГАТО Москвы с Вами просто не станут разговаривать (и тем более назначать куратора) до тех пор, пока ими не будет получен оригинал заявления о приеме фонда на хранение (составленного по форме госархива). После этого через две недели назначается куратор, с которым Вы уже можете непосредственно взаимодействовать. Во всех остальных госархивах (других регионов) заявление о приеме на хранение можно предоставить уже при непосредственной передаче фонда.
Если Ваша организация является источником комплектования, то куратор должен быть за Вами закреплен и должна существовать утвержденная номенклатура.
!!!Архив проверяет документы по описи, поэтому обязательно до прошивки дел нужно показать опись куратору, чтобы, в случае замечаний к порядку формирования дел не пришлось расшивать тома. Внешний вид проверяется уже после утверждения описи.
В составлении описей для разных регионов тоже есть свои особенности. Например, при передаче в ЦГАТО Москвы внутренняя опись не нумеруется. В Архиве по личному составу Екатеринбурга внутренняя опись составляется на все передаваемые дела. В Сысертском архиве внутренняя опись готовится на личные карточки, трудовые договоры, расчетные ведомости, а на приказы – нет.
Затем проверяется научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловие к описи, справка о неполноте фонда). При составлении научно-справочного аппарата нужно обязательно запрашивать у куратора образцы исторической справки, предисловия к описи, поскольку незначительные, но расхождения есть, и при проверке архив их обязательно отметит, как необходимые для исправления. А это, опять же, время и затягивание процесса передачи.
После исправлений (или их отсутствия) и утверждения описей и НСА Вас должны поставить в график ЭПК. После этого рекомендуем уточнить, как расположить технические листы перед прошивкой и какой вид переплета выполнить (открытый переплет в стандартной картонной обложке, как требует большинство архивов, или в твердый картон с использованием бумвинила).
Что касается расположения технических листов, то в зависимости от архива тоже есть определенные отличия: при передаче в московский ЦГАТО технические листы и лист использования не вкладываются в принципе, а в Сысертском архиве личные карточки подшиваются в сложенном книжечкой виде (если формат карточки А3), а не за один край (как принято).
Кроме того, немаловажно уточнить, в какой именно архив будут направлены Ваши документы, так как достаточно часто при отсутствии места в центральных архивах фонды направляют на хранение в архивы областных городов, а значит, предстоит решить вопрос и с транспортировкой.
Это только некоторые примеры из нашей практики. Как Вы видите, даже в пределах одной области требования государственных архивов к передаваемым на хранение фондам могут отличаться.
Даже если у Вас колоссальный опыт в области архивного дела и через Вас прошли тонны документов, мы советуем обязательно ознакомиться с техническими требованиями архива Вашего региона (региона, где зарегистрировано предприятие) прежде, чем начинать подготовку документов к сдаче. Иначе можно выполнять одну и ту же работу неоднократно, внесение и согласование исправлений займет у Вас колоссальное время и потребует дополнительных усилий.
Кстати, во многом именно из-за региональных особенностей формирования архивного фонда Клиенты обращаются к нам. Мы имеем семилетний опыт передачи в государственные архивы документов различных городов и работаем с разными объемами: от нескольких единиц до нескольких тысяч томов. Свою роль играют и налаженные контакты в архивах многих регионов РФ, благодаря чему процесс подготовки и передачи дел проходит легко и без лишнего напряжения. Клиент передает нам документы, а взамен получает уже акт о приеме дел на хранение в архив. Удобно, не правда ли?
Кстати, сейчас у нас действует специальное предложение: комплекс услуг по передаче документов в архив «под ключ» по фиксированной цене – 15 000 р. Выезд специалиста для консультации – бесплатно!
Обратитесь за индивидуальным предложением прямо сейчас по тел. 8 909 002 99 96.
Реклама. ООО "Технологии кадровых решений". ИНН 6658197780
