Начнем по порядку.
Какие документы в принципе подлежат передаче в архив?
Если предприятие ликвидируется или банкротится, то это:
- Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод).
- Трудовые договоры с работниками и доп.соглашения к ним.
- Личные карточки формы Т-2, полностью заполненные.
- Расчетные ведомости по начислению заработной платы (или лицевые счета на каждого работника по годам, или расчетные листки).
- Копии учредительных документов.
Если организация является государственной/муниципальной, финансовой, общественной, связанной с разработками, наукой и строительством, относится к оборонному комплексу или предприятиям государственной значимости, то подлежать передаче в архив могут и иные документы, в том числе научная и проектная документация. В таком случае нужно проводить проверку по Перечню и уточнять нюансы в соответствующем архиве.
В какой именно архив нужно сдавать документы?
Коммерческие организации при ликвидации или банкротстве сдают документы в государственный архив по личному составу по месту регистрации (!) предприятия. Просто наберите в поиске это название с указанием региона, и, скорее всего, все получится.
Если населенный пункт маленький, то документы может принимать Архивный отдел администрации либо архив ближайшего крупного населенного пункта.
Если у компании есть головное предприятие, то документы передаются на хранение "в голову" и потом передаются в архив вместе с документацией головной компании.
Если совсем не получается найти архив по личному составу, то просто свяжитесь с областным или краевым архивом и Вам подскажут, куда обратиться.
Если предприятие градообразующее или является ПАО, то, возможно, есть ведомственный архив (как, например, у организаций структуры Газпром или РЖД), куда документы регулярно передаются. Если такого не имеется, то, скорее всего, фонд будет передаваться в тот же архив по личному составу.
Если предприятие с государственным участием либо полностью государственное/муниципальное, то такие архивные фонды могут приниматься в отдельный архив (в Екатеринбурге это Государственный архив административных органов) или Архивный отдел администрации населенного пункта либо непосредственно областной государственный архив.
Если у предприятия имеется научно-техническая документация, то она подлежит передаче в государственный архив научно-технической документации в том случае, если предприятие осуществляет научно-техническую деятельность и состоит в списке организаций-источников комплектования такого архива субъекта федерации.
Также, кстати, РГАНТД принимает на хранение личные документы от деятелей науки и техники, отложившиеся в результате творческой, общественно-политической, научной деятельности, личной жизни.
Обратите внимание!
- Сдача документов в архивы многих регионов для коммерческих организаций платная, стоимость формируется за 1 единицу хранения или за каждый год хранения и зависит от тарифов конкретного архива.
- Подготовка документов к передаче (архивная обработка, переплет, составление научно-справочного аппарата и т.п.) - забота передающей стороны, т.е. либо арбитражного управляющего или ликвидатора, либо архивариуса, либо руководителя организации или того, кто отвечает за документооборот. Часто этот функционал достается отделу персонала или бухгалтерии. Поэтому многие предпочитают обращаться к профессионалам, чтобы не отвлекаться от собственных задач и точно все сделать правильно.
- Процедура сдачи в архив совсем не быстрая. Даже с нашими отработанными схемами и знанием требований региональных и столичных архивов процесс передачи занимает минимум 1 месяц, в среднем - около 2 месяцев. Рекордсменом стал архивный фонд, который мы сдали только через 7 месяцев после начала переговоров с архивом.
И это от нас не зависит, а "завязано" на регламенты и правила конкретного архива, куда передаются документы (и во многом от человеческого фактора: иногда в архиве всего один сотрудник на этом участке, который может заболеть, взять отгул, быть очень занят и так далее, и это нужно учитывать).
Напоминаем, что Вы всегда можете передать все документы, которые у Вас имеются, нашей архивной компании, тем самым сняв с себя все хлопоты.
Мы сами произведем архивную обработку, составим НСА, выполним переплет, выясним, в какой архив надлежит сдаваться, и полностью доведем процесс до получения акта приема документации на государственное хранение.
Уже работаем как с государственными заказчиками, так и с коммерческими организациями и конкурсными управляющими (посмотрите список клиентов и отзывы).
Есть хорошие выгодные предложения за комплекс услуг, просто сделайте запрос:
по тел./WhatsApp/Telegram 8 909 002 99 96
по почте archive-tkr@mail.ru
через форму заявки
С нами документы всегда в порядке!
Реклама. ООО "Технологии кадровых решений". ИНН 6658197780
