Реклама. ИП Яцкевич А.В. erid: Kra23TiNX
Услуга внеофисного хранения как раз и ориентирована на то, чтобы решить этот вопрос: освободить офисные площади для чего-то более полезного, чем документы, к которым обращаются раз в год - или не обращаются вообще, но вынуждены хранить.
Что такое внеофисное хранение документов?
Это передача документов на хранение в специально оборудованное помещение сторонней организации, предоставляющей архивные услуги. Как правило, внеофисное хранение предполагает размещение документов организации в короба с закодированными обозначениями с ограниченным доступом для сотрудников как заказчика, так и подрядчика. По требованию заказчика подрядчик предоставляет требуемые документы (это называется выемка).
Однако традиционно такая услуга предлагается для реально большого массива документов, тогда как малым предприятиям пользоваться ей неудобно и нерентабельно.
А если Вы - малое предприятие, которому жизненно важен каждый офисный метр?
Или Вы перешли на удаленку, отказавшись от офиса, а физически документы некуда деть?
Либо Вам просто неудобно хранить документацию на своей территории?
Реклама. ИП Яцкевич А.В. erid: Kra23TiNX
Схема сотрудничества очень проста
И поймете, почему передать документы на хранение
реально выгодно и удобно:
- Существенно экономятся офисные площади. Например, хранение 100 папок - это примерно 2 шкафа, а 1000 папок - это место, эквивалентное рабочим местам для 4-5 сотрудников. И эта площадь постоянно увеличивается одновременно с увеличением объема архивных документов. Вы можете использовать освободившееся место для увеличения оборота компании или расширения (новых направлений) бизнеса. Особенно ощутима экономия в том случае, если площади компании арендованные (как это часто бывает, например, у страховых компаний). Площади не простаивают и не требуют забот, а приносят прибыль!
- Минимизируется риск утраты/повреждения документов, а также утечки информации. Архивная компания после принятия документов на хранение размещает их в специальные архивные короба, которые маркируются индивидуальными кодами и в определенном порядке размещаются на стеллажах. Таким образом, Вы застрахованы и от промышленного шпионажа.
- Хранение снижает риск выемки документов при проверках (подрядчик по договору выдает документы только по запросу клиента).
- Вы снимаете с себя расходы на самостоятельное хранение (документы нужно обрабатывать, готовить для них помещение, обустраивать его, нанимать сотрудника для работы с ними, оплачивать ему зарплату, налоги, отпускные, больничные и т.д.). Например, заработная плата одного сотрудника архива за месяц сопоставима со стоимостью хранения полутора тысяч коробов (а это количество один специалист за месяц не обработает). Опять же архивохранилище часто становится объектом проверки контролирующих органов (особенно пожарной службы), и, передавая документы подрядчику, В ы избавляете себя еще и от этой головной боли.
- Вы снимаете с себя заботы по поиску нужного документа: в случае необходимости сотрудники подрядчика предоставят Вам их по запросу.
К сожалению, многие предприятия в нашей стране и в нашем регионе еще не в достаточной степени понимают выгодность внеофисного хранения документов.
Задумайтесь!
Не пора ли освободить пространство для новых идей и перспектив, будучи при этом уверенными в конфиденциальности, сохранности и порядке Вашей документации?
Будьте впереди конкурентов!
Храните документы у ТКР: Archive Management!
Реклама. ИП Яцкевич А.В. ИНН 666303210411. erid: Kra23TiNX
