Порядок действий таков:
1. Звоним в соответствующий архив (региона, где зарегистрировано предприятие):
- Представляем себя и компанию. Будьте готовы назвать ИНН, юридический адрес, годы существования, штатную численность и т.п.
- Обязательно (!!!) уточняем, какие есть особенности оформления документации именно в данном архиве! Поверьте, отличаться может не только обложка и переплет, но и сам порядок систематизации.
Поэтому с архивом целесообразно созвониться ДО НАЧАЛА ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ, чтобы не попасть на необходимость переделки (процесс антивдохновляющий, чесслово). Могут отправить читать правила на сайт, могут объяснить на словах, - важно услышать и зафиксировать.
- Уточняем регламент взаимодействия, к кому можно обращаться по всем вопросам.
- Уходим готовить документы.
2. Когда документы готовы или уже почти на финише, пишем ЗАЯВЛЕНИЕ с просьбой принять архивный фонд предприятия Х в количестве Y томов и т.д. (по форме архива). На данное заявление архив может ответить официально, а может просто выразить свое согласие через почту или телефон.
3. Может быть назначен куратор, как это происходит в архиве Москвы. В остальных регионах его роль, как правило, играет заведующий отделом комплектования (на ближайший месяц это - Ваш лучший друг и товарищ, который поможет пройти марафон до конца).
4. В электронном виде отправляем на согласование описи и НСА. Могут быть сделаны замечания, исправляем, отправляем снова - и так до победного.
5. После того как описи согласованы, физически передаем в архив несколько подписанных экземпляров описей, заверенных синей печатью. Они отправятся на ЭПК.
6. После преодоления ЭПК (если будут замечания, процесс придется повторить) архив отправляет нам договор хранения и счет (если прием на хранение в регионе платный), указывает дату приема, адрес хранилища и срок действия счета. Счет можно оплатить любым удобным образом: хоть от юрлица, хоть от физ. Все это подписываем, оплачиваем, копию квитанции отправляем в архив.
7. Акты о приеме архивного фонда на хранение либо оформляются заранее (в таком случае печатаем и подписываем три экземпляра, везем в архив и получаем обратно одну штуку с их печатью), либо получаем их уже непосредственно при передаче (так любят делать в Москве, остальные предпочитают заранее).
Вуаля: квест пройден, архив сдан, кто молодец - Вы молодец, фанфары, танцы и хэппи-энд.
Данный чек-лист содержит общую информацию, чтобы дать общее представление о процессе взаимодействия с архивом. Очень часто все происходит гораздо сложнее.
Важно слышать сотрудников архива и готовить документы в соответствии с их рекомендациями или исправлениями (даже если Вам это кажется нелогичным и непривычным).
За нашими плечами - более 100 завершенных проектов по передаче в архив по всей РФ.
Мы уже знаем особенности каждого архива и умеем выстраивать процессы обработки и взаимодействия так, чтобы передать Ваши документы максимально быстро и без накладок.
А значит, экономим Ваше время, силы, нервы и энергию. Да и деньги, чего уж там.
Убедитесь сами, что работа с нами - гораздо проще, чем Вы думаете.
Тел. (343) 345 44 12, 8 909 002 99 96
Почта archive-tkr@mail.ru
archive-tkr.ru
Реклама. ООО "Технологии кадровых решений". ИНН 6658197780
